Van loopgraven naar Teams-meetings

Waar veiligheid heerst, durven mensen zich uit te spreken. Maar hoe creëer je die veiligheid als je team verspreid werkt over thuiskantoren en kantoorlocaties? In ons vorige artikel bespraken we het belang van psychologische veiligheid in hybride werkomgevingen. In dit artikel illustreert Lot van Brakel, trainer en coach bij HRD Groep, het concept met concrete praktijkvoorbeelden. Haar verhaal laat zien dat psychologische veiligheid geen abstract concept is, maar een dagelijkse praktijk die het verschil maakt tussen florerende en stagnerende teams.

Grote technologiebedrijven zoals Microsoft waren pioniers in hybride werken tijdens de coronapandemie. “Ze stonden voor dezelfde uitdagingen waar veel organisaties nu nog mee worstelen,” vertelt Lot. “Hoe blijven we verbonden, geïnformeerd en gemotiveerd in een hybride werkomgeving?”

Microsoft zag wat zij ‘de hybride paradox’ noemen: medewerkers waarderen de flexibiliteit van thuiswerken, maar missen tegelijkertijd de samenwerking en connectie van kantoorwerk. “Vooral het innovatievermogen kwam onder druk te staan doordat mensen minder spontaan met elkaar in contact kwamen en netwerken kleiner werden,” legt Lot uit.

De oplossing? Een combinatie van praktische en culturele veranderingen:

“Microsoft deed fysieke aanpassingen zoals het verbeteren van vergaderruimtes en het makkelijker maken om ruimtes te boeken. Maar belangrijker waren de digitale tools die ze ontwikkelden om samenwerking te bevorderen, zoals Teams-functionaliteiten voor inclusieve vergaderingen.”

Het meest opvallende was de aanstelling van een Chief Hybrid Officer. “Deze rol was specifiek gericht op het begeleiden van de transitie naar hybride werken en het aanpassen van de organisatiecultuur,” vertelt Lot. “Wat we hiervan kunnen leren, is dat technologie alleen niet genoeg is – je moet ook werken aan gedragsnormen en verwachtingen. Microsoft benadrukte bijvoorbeeld het belang van camera’s aan tijdens vergaderingen, het delen van agenda’s vooraf, en het gebruiken van ondertiteling voor inclusiviteit.”

Wat onderscheidt teams met hoge psychologische veiligheid van teams waar die veiligheid ontbreekt, vooral in een hybride setting? Lot schetst enkele scherpe contrasten:

“In teams met lage psychologische veiligheid zie je dat thuiswerkers zich ‘de restgroep’ voelen. Ze missen informele updates en besluiten die terloops op kantoor ontstaan. In veilige teams worden juist extra inspanningen gedaan om iedereen, ongeacht locatie, actief te betrekken.”

Een ander significant verschil zit in de diepgang van interacties. “In onveilige teams blijven gesprekken oppervlakkig. De klassieke ‘Hoe gaat het?’-vraag wordt beantwoord met een automatisch ‘Goed hoor’, waarna direct wordt overgestapt naar taken. In teams met hoge psychologische veiligheid wordt oprecht doorgevraagd: ‘Hoe is het nu met die situatie waar je laatst over vertelde?’ Die kleine extra stap laat zien: ik zie jou.”

Ook de omgang met fouten is veelzeggend. “In onveilige hybride teams zijn fouten bedreigend. Medewerkers vermijden risico’s en nemen geen initiatief uit angst voor afwijzing. Fouten worden weggemoffeld. In veilige teams zoeken collega’s elkaar actief op, zelfs virtueel. Ze durven ideeën te toetsen, twijfels te delen en samen naar oplossingen te zoeken.”

Als meest verrassende voorbeeld van psychologische veiligheid op afstand noemt Lot een historisch moment: de Kerstwapenstilstand van 1914.

“In het diepst van de Eerste Wereldoorlog, tussen modder, kogels en angst, gebeurde iets ongelooflijks: Britse en Duitse soldaten legden spontaan hun wapens neer tijdens Kerst. Geen bevel van bovenaf, maar een stil staakt-het-vuren, geboren uit gedeelde menselijkheid.”

Wat maakte dit moment zo bijzonder? “Er waren verschillende factoren die meespeelden,” legt Lot uit. “De oorlog was nog maar ‘net’ begonnen – veel soldaten waren pas enkele maanden in dienst en hadden nog niet die verharde oorlogsmentaliteit. De omstandigheden in de loopgraven waren erbarmelijk voor beide kanten – modder, kou, ratten. Dat creëerde een gedeeld leed.”

“Daarnaast waren er wat Lot ‘belonging cues’ noemt – signalen van verbondenheid. De paus had opgeroepen tot vrede tijdens Kerst. Er waren al eerdere, informele momenten van rust tijdens herbevoorrading geweest. Beide kanten deelden christelijke tradities en kerstliedjes.”

Het begon met Duitse troepen die “Stille Nacht” zongen vanuit hun loopgraven en Britse soldaten die terugzongen. “Dit waren krachtige signalen van ‘we zijn hetzelfde’,” vertelt Lot. “Deze muzikale rituelen werden belangrijker dan de angst. En toen gebeurde het onvoorstelbare: officieren toonden lef door als eersten hun dekking te verlaten met witte vlaggen.”

“Het cruciale punt is dat de behoefte aan verbinding en menselijkheid sterker werd dan de angst voor gevaar. En dat zie je ook in organisaties: de wil om je uit te spreken en met elkaar te verbinden moet groter zijn dan de angst voor mogelijke gevolgen.”

Wat kunnen leiders hiervan leren voor hybride teams?

“Zet extra stappen om medewerkers halverwege te ontmoeten,” adviseert Lot. “Wees bereikbaar, bouw ruimte in, en toon je eigen kwetsbaarheid. Zo stap je over de valkuil van oppervlakkige collegialiteit tijdens virtuele gesprekken.”

“Creëer betekenisvolle rituelen die een gevoel van gemeenschappelijkheid oproepen. Binnen alle flexibiliteit zijn rituelen een houvast. Denk aan vaste check-ins of informele contactmomenten. Dit zijn signalen van ‘je hoort erbij’.”

“En vergeet niet: cultuur ontstaat niet vanzelf, maar vanaf het eerste contactmoment. Juist daarom is het cruciaal om vanaf de start te investeren in verbinding: met warme onboarding, virtuele koffiedates en regelmatige check-ins. Zo voelt een nieuwe medewerker zich geen losse schakel, maar direct onderdeel van het grotere geheel.”

De voorbeelden die Lot deelt, maken duidelijk dat psychologische veiligheid in hybride teams niet vanzelf ontstaat. Het vraagt om bewuste inspanning, creatieve oplossingen en vooral oprechte betrokkenheid van leidinggevenden.

Begin klein, maar begin wel. Kies een of twee ideeën uit dit artikel en pas ze toe in je eigen team. Experimenteer met wat werkt in jouw context. Vraag feedback aan je teamleden en pas aan waar nodig.

Bovenal: wees authentiek. Psychologische veiligheid kan niet geforceerd worden – het groeit door consistente acties die laten zien dat iedereen ertoe doet, ongeacht waar ze werken.

Wil je meer weten over psychologische veiligheid in hybride teams? Download onze whitepaper “Hybride werken en psychologische veiligheid: praktische handvatten” of neem contact op via ons contactformulier voor een vrijblijvend gesprek over de specifieke uitdagingen in jouw organisatie.

Bekijk ons complete trainingsaanbod

We believe in Human Capital Growth